OPERASJONSSENTER
Den ultimate guiden for å bygge et vellykket senter for drifting av dine operasjoner
16 min lesning
Et operasjonssenter, er et samlebegrep for et funksjonsområde i en organisasjon som har som mål å støtte operasjoner som skjer på eksterne steder. De er populære i energi-, gruve- og bygge bransjen, og er kjent under mange ulike navn, - Operasjonssenter, driftssentral, beredskap sentral, foringssentral, tilvekstsentral, logistikksenter for å nevne noen. Fokuset når man går i gang med slike senter initiativ er at det skal opprettes et landmiljø som skal kunne fungere som et støttesenter. De skal kunne gi veiledning, ha tilgang på spesialistkunnskap og tverrfunksjonell assistanse til andre deler av virksomheten. Ofte opprettes operasjonssentre på land for å støtte deler av virksomheten der plassen er begrenset på grunn av geografi eller der er ønske om å holde personalet unna utsatte områder.
Et kontrollsenter hos NASA er et eksempel på en OC. Det er stedet der alle systemspesialistene er samlokalisert med data- og kommunikasjonssystemene for å støtte aktiviteten som skjer i rommet. Mange andre bransjer har lignende sentre for å integrere samarbeid gjennom å eliminere kompetansesiloer og forbedre operasjonell effektivitet sammen med senterets tydelige uttalte mål.
Et operasjonssenter (OC) er vanligvis laget for å forbedre driften –som navnet tilsier. Sentre kan imidlertid lages med andre mål, erfaringen vår er at de alle følger en lignende modell. Et senter kan utformes for å koordinere aktiviteter på tvers av flere steder; disse inkluderer ofte en planleggingsfunksjon, de samordner aktivitet eller administrerer avhengigheter mellom anleggene. Lignende sentre er opprettet for å gi en mer tradisjonell støttefunksjon der fageksperter er samlokalisert for å ta opp langsiktige optimaliseringsaktiviteter eller være til stede for å håndtere uventede endringer. Informasjonen i denne veiledningen bør være egnet for alle brukstilfeller eller topologier. Vi bruker begrepet "OC" gjennomgående for lesbarhet, men du kan erstatte "Integrated Operations Center" (en "IOC"), "Integrated Remote Operations Center" (en "IROC"), "Support Center", "Planning Center" eller bare "Sentre."
Epsis har hjulpet med å bygge, forbedre og drifte OC-er i nesten to tiår, og i løpet av den tiden har vi sett mange eksempler på vellykkede sentre, så vel som de som har vist seg å være mer problematiske. OC-er har også blitt sett på som svært kostbare prosjekt egnet for kun de største multinasjonale selskaper, men det er ikke nødvendigvis tilfelle; det handler om smart pengebruk med en klar forståelse av hvordan disse kostnadene vil bli tjent inn. Vi har sett flere svært effektive sentre bli satt opp i løpet av noen uker, noe som underbygger at dette er en god investering og forbedrer bunnlinjen. OC-er kan også enkelt rulles ut forsiktig og trinnvis hvis det er et stort prosjekt og en komplisert drift, samtidig som dere bygger businesscaset for å sikre at det gir ønsket verdi. Det er ingen enkelt løsning som vil passe alle behov, men her er noen gode tilnærminger for å veilede deg til suksess.
Vi har satt sammen en liste over de beste tipsene for å sikre at ditt OC settes opp og fungerer effektivt.
Fokus 1: Et operasjonssenter er ikke et rom
Bedrifter fokuserer ofte på å bygge og utruste senteret "OC" med det aller nyeste og kuleste. Erfaringen viser at OCet da ofte blir det et utstillingsrom fullt av storskjermer, stilig arkitektur og de aller nyeste teknologiløsningene. Dette er ofte en distraksjon; selve rommet er sjelden så viktig og vi ser ofte at det ikke er nødvendig. Noen OC-er kan virtualiseres fullstendig, noe som eliminerer behovet for et rom i det hele tatt. Når fokuset er på å bygge et rom, kan du være sikker på at det bare blir nok en silo i virksomheten din; en gigantisk, skinnende, dyr silo!
Operasjonssenteret skal støtte operasjonen; eksterne steder er en del av operasjonssenteret, gjennom prosesser, teknologi og samhandling. I de punktene der operasjonssenteret trenger å samhandle med den bredere virksomheten, blir de også en del av senteret. Eventuelle tredjeparter som er involvert i operasjonelle aktiviteter vil bli en del av OC. For hver person "innenfor Kjerne teamet i senteret" kan du være sikker på at det er ti andre personer som ikke er fysisk i rommet som også er eller trenger å være en del av OC.
Mulighetene som kan leveres gjennom et senter er; samlokalisering, situasjonsbevissthet og samarbeidsteknologi. Alt dette kan tilbys på mulige måter. Det som er viktig er å replikere disse nøkkelfunksjonene etter behov på tvers av operativ leveringsevne.
Det betyr sikkert at hele organisasjonen er "innenfor OC"? Det er mulig, men høyst usannsynlig. Omfanget kan styres på andre måter for å opprettholde fokus, vanligvis sammen med konseptet med arbeidstidsrammer. I tillegg, når vi designer OC-er, har vi en tendens til å jobbe med konseptet med ett kjerne-OC; hovedrommet, driftsadministrasjonen og alle de tilkoblede eksterne stedene den støtter. I tillegg ser vi på en utvidet OC med grensesnittet til den bredere virksomheten, selskapets ledelse og tredjeparter som ikke allerede er i Kjerne OC.
Fokus 2: Bruk tid som en ramme for hvordan senteret bygges
Et OC er et aktivt knutepunkt for forretningsaktivitet som er fokusert på å la den eksterne operasjonsfunksjonen "komme videre med den daglige jobben." OC har evnen til å reflektere over det større bildet, optimalisere, gi gode taktiske svar på nye problemer, vurdere kostnadseffektivitet eller forretningsverdi, planlegge, organisere, koordinere og gjennomføre langsiktige strategiske endringer. Et OC er designet for å legge til "smart" til den operasjonelle funksjonen til virksomheten din, siden de ofte er fastlåst i detaljer og håndterer aktuelle problemer. OC fungerer vanligvis tregere enn det eksterne stedet, men raskere enn den sentrale virksomheten tradisjonelt opererer.
Så scoping av en OC etter en tidsramme gjør det vanligvis mye enklere: hvem som går inn i senteret, hvor stort det er, og hva som blir gjort der inne, er best drevet av tidsrammen den skal fungere innenfor. Funksjoner og disipliner i de fleste bedrifter arbeider innenfor variable tidsrammer; noen jobber fra dag til dag, noen jobber med prosjekttidslinjer, og andre vurderer den beste langsiktige strategien. Det er fornuftig å holde disse tidsrammene innenfor en funksjon, men når man arbeider med den operasjonelle siden av virksomheten, er det bare et undersett av aktiviteter innenfor hver rolle eller funksjon som må vurderes.
Stort sett jobber hver organisasjon i en rekke tidssykluser. For eksempel:
I løpet av en time: den "skarpe enden" av virksomheten, enten du lager widgets, produserer olje eller bygger noe. Problemer manifesterer seg raskt og må løses raskt med sikkerhet, snarere enn kostnad, som den primære motivatoren. Kompetansen og ansvaret for denne aktiviteten bør ligge på det eksterne stedet, og de må ha fullmakt til å oppfylle disse operasjonelle behovene etter behov. Hvis disse hendelsene blir for kostbare eller skjer for ofte, vil organisasjonen være i en konstant tilstand av "brannslukking" (forhåpentligvis ikke bokstavelig talt!). Dette er vanligvis et tegn på endemiske problemer andre steder i organisasjonen, utilstrekkelig vedlikehold, logistikkfeil, mangel på planlegging, dårlige data eller dårlig situasjonsforståelse. Denne tidsrammen er ikke egnet for støtte fra et operasjonssentral; så snart du må samarbeide eksternt, jobber du ikke «innenfor timen», og du bygger ineffektivitet og skaper flere problemer. En OC er ikke operasjonell tilsyn – lokal ledelse på stedet sørger for det.
I løpet av dagen: det er vanligvis her en OC opererer. Det lar de eksterne nettstedene fokusere på å gjøre jobben mens OC kan konsentrere seg om det større bildet. Overvåking av datatrender for å støtte kortsiktige optimaliseringsaktiviteter og håndtering av svar på ikke-planlagte problemer er ofte avgjørende krav. Her har teamene den luksusen å finne ut den "beste måten" å gjøre noe på, enten det er den mest kostnadseffektive, mest effektive, eller den som gir de beste langsiktige fordelene.
I løpet av uken: Igjen, dette er rike valg for OC-omfang når du prøver å koordinere de ukentlige rytmene som oppstår på avsidesliggende steder. Disse kan ta mange former, som å tilby langsiktige optimaliseringsaktiviteter mellom roller (for eksempel logistikk og forebyggende vedlikeholdsarbeid), koordinering mellom steder (optimalisering av avhengigheter mellom anlegg) og å sørge for kontinuitet mellom skift og personalrotasjoner.
I løpet av måneden: Her begynner verdien for en OC å avta ettersom disse tidsskalaene passer til tempoet i den bredere virksomheten og generelt faller inn under de sentrale forretningsfunksjonene. Arbeid her har en tendens til å være mer salgs- eller prosjektorientert, og ethvert resulterende arbeid på stedet kan legges til en tidsplan eller plan. Hvis noe av dette arbeidet raskt kan påvirke "fokus for dagen", må disse funksjonene være nært knyttet til OC - kanskje anerkjent som en del av den utvidede OC.
Innenfor lengre tidsrammer: Sjelden relevant for et operasjonssenter.
En enkel analogi kan hjelpe. Hvis du fikk i oppgave å forvalte en skog, er den skarpe enden av virksomheten en skogbruker som bare trenger å få beskjed om å felle trær innenfor et område hver dag; de har verktøyene og ekspertisen til å gjøre det trygt og gå videre til neste tre. Eventuelle optimaliseringer du gjør her vil sannsynligvis være ubetydelige – et tre her eller der. I dette tilfellet vil OC i stedet fokusere på området det skal jobbes med videre, hvordan stoppe skogbrukere fra å påvirke hverandre, hvordan rydde de felte trærne effektivt og få veden dit den trengs så raskt og billig som mulig. før man engasjerer et gjenskogingsmannskap. Her kan enhver beslutning optimaliseres, og enhver forbedring vil være betydelig. Enten disse trærne selges som ved eller fine møbler er en langsommere syklus igjen, og det vil ikke endre hvordan OC fungerer, den eneste innvirkningen er strategiske mål på høyt nivå om å høste eller gjenplante en bestemt treslag.
De fleste organisasjoner tenker allerede slik når de planlegger, så mye av dette omfanget kan bare arves. Hver tidsramme er generelt på linje med en standard planleggingshorisont:
Dagens driftsplan er ansvaret til den eksterne siden; enhver forstyrrelse av den planen vil gjøre operasjonens effektivitet sløv og bør unngås. Dette er ikke OC-territorium.
7-dagers og 30-dagers planene samsvarer generelt med daglige aktiviteter og operasjonell suksess. Det er en viss flex tilgjengelig her for å forbedre driftseffektiviteten og justere arbeidet for å tilpasse seg nye driftsforhold. Disse har en tendens til å passe godt med OC - kjerneomfanget.
90-dagers eller 180-dagers planene er generelt på linje med ukentlige sykluser og langsiktige prosjektaktiviteter. Disse vil være relevante for Utvidet OC eller de sentrene som fokuserer på forebyggende vedlikehold og langsiktige optimaliseringer.
Årlige eller flerårige planer har en tendens til å samsvare med månedlige sykluser og større engangsprosjekter. Disse fokuserer mer på salg og strategi, med langsiktige initiativer og forbedringer som generelt er utenfor OC-er.
Sett aldri hele funksjoner i din Kjerne OC; bare de en eller to personene eller rollene innenfor den funksjonen som omhandler daglige operasjonelle saker. De medlemmene av en funksjon som ofte koordinerer med den operative enden, kan bli med det sentrale teamet, men anses å være i den utvidede OC. Å være i stand til å analysere samarbeidet mellom funksjoner og rollene innenfor disse funksjonene er et viktig verktøy for å hjelpe til med å scope et OC da det gir innsikt i tidsrammene de jobber; alle samarbeidskartleggingsverktøy eller metoder kan tas i bruk for å gjøre dette.
Dessuten - du vil trå feil! En OC er en læringsprosess; ting vil endre seg, og det er dyrets natur. Derfor er det behov for ytterligere designhensyn.
Andre typer sentre kan fungere på litt lengre tidsskalaer, men samme tilnærming kan brukes til å bestemme hvem som skal sitte i OC. For eksempel har et ekspertisesenter som støtter flåter av kjøretøy eller maskiner en tendens til å jobbe på langsommere tidsrammer, men på tvers av et bredere sett av eksterne steder. De vil ha sin egen driftstråkk, og senteret bør være bemannet av personer som jobber innenfor samme tidsrammer.
Siden et av hovedmålene til en OC er å bryte ned siloer og tillate friformsamarbeid mellom funksjoner, kan den ikke være for stor. Friformsamarbeid kan egentlig bare oppstå for mennesker innenfor synsvidde av hverandre (enten fysisk eller virtuelt), og å forvente at noen skal opprettholde et samarbeidsarbeid med mer enn noen få mennesker er vanskelig. De mest vellykkede OC er i intervallet 10-30 personer. For all del, ha flere sentre i umiddelbar nærhet av hverandre for å skape et større anlegg – men hver bør dekkes separat, og de blir effektivt utvidede OC-er for hverandre.
Fokus 3: Lag enkle løsninger
OC-prosjekter har en tendens til å overskride sine grenser og risikerer å bli overblåst av kompleksitet og kostnader. Å sparke i gang et OC-initiativ betyr at noen høyt oppe i organisasjonen generelt er villig til å bruke penger på et noe tvetydig omfang fullt av håp og løfter.
Det er ganske forbløffende hvor mange initiativ og parallelle prosjekter plutselig dukker opp og prøver å koble sammen bitene i et OC. Noen av disse kan godt være høyaktuelle, men de fleste er det ikke. Du vil også bli overrasket over hvor mange nye teknologier IT-avdelingen har ønsket å slippe løs på arbeidsstyrken, dashbord, datavarehus og nye visualiseringsverktøy. Hvis de er sterke forbedringskandidater, bør de være separate prosjekter. AV-leverandøren din har en gigantisk bok med fantastiske nye samarbeidsteknologier de mener du bør designe inn i rommet for å hjelpe til med å forbedre ting; du har kanskje råd til å ta på deg en eller to av de mer overbevisende, men ikke kjøp deg inn i hypen.
OC vil introdusere nok endringer for de fleste ansatte å takle, og de vil bli svært motstandsdyktige mot nye måter å gjøre ting de allerede kan gjøre. Hovedfokuset for en OC-utrulling bør være å få folk til å utvikle nye måter å jobbe på, bryte ned siloene og være reaktive for behovene til de eksterne stedene. Fancy nye ideer og "fantastisk" teknologi distraherer fra dette, overbelaster folk og kan skape ytterligere informasjonsskiller. Alt dette er barrierer snarere enn forbedringer.
Fokuser på å utnytte verktøyene du allerede har bedre. Å utnytte de fulle egenskapene til din eksisterende teknologi blir ofte oversett. Dine nåværende applikasjoner vil ha utviklet seg og forbedret siden du begynte å bruke dem; programmer som MS Teams kan passe en OC veldig godt hvis de er riktig anvendt. På denne måten bringer du inn nye evner med liten ekstra kompleksitet ettersom teamene dine allerede vil være kjent med dem. Unngå å ta inn nye dashboards, portaler og slikt før de nye arbeidsmåtene til din OC har lagt seg. Disse verktøyene krever aktiv ledelse for å forbli relevant og har en tendens til å spre seg ut av kontroll hvis du ikke er forsiktig; snart trenger du et dashbord for dashbordene dine.
Å tilpasse arbeid innenfor en OC trenger sjelden ny teknologi; Det er imidlertid noen brukstilfeller der det ville være nødvendig. Disse pleier ikke å være fancy eller komplekse:
- Huller i instrumentering eller data; en OC er avhengig av en flyt av gode data. Eventuelle hull eller problemer vil vise seg å være problematiske og kreve løsning. Dette kan være manglende eller dårlig instrumentering eller rett og slett dårlig strukturerte data. Dette inkluderer menneskeskapte data – som handlingslogger og manuelle avlesninger. Unngå å "fikse" data som allerede er egnet til formålet; slike prosjekter kan ta år!
- Forbedre eksisterende samhandlingsverktøy: med god kvalitet på video og muligheten for å ha kameraer som alltid er på. Dette skaper en bedre virtuell samhandling. Unngå nye verktøy med en læringskurve: vurder å introdusere ting som Smartboards senere dersom du da mener det vil gi verdi.
- Vurder å introdusere teknologi for å støtte bruken av eksisterende verktøy hvis de ikke bidrar til ytterligere kompleksitet. Enify er en nyttig applikasjon på dette området, da den kan veilede brukere til å bruke de foretrukne applikasjonene og datasettene i sammenheng med arbeidet de utfører. Den kan også brukes til å få brukere til å bruke de mindre utforskede aspektene ved de eksisterende verktøyene.
En OC bør brukes til å introdusere innovative ideer og teknologier i selskapet, men gjør dem senere. Oppretthold bevisstheten om endringsmetning ved å lytte til tilbakemeldingene fra brukerfellesskapet ditt og gå videre når de er rimelig komfortable med den nåværende tilstanden. Alle er motstandsdyktige mot endringer, så litt ubehag er greit, men introduser endring forsiktig over tid i stedet for å påføre alt på en gang.
Ja, en OC trenger også aktiv løpende ledelse og teknisk forretningsstøtte. Dette er to nye roller du må opprette.
Fokus 4: Fang arbeidet dymisk for å bygge en kultur for endring
Du vil med rette forvente at arbeidspraksis endres i en OC; det er derfor du bygger det! Det er imidlertid avgjørende å forstå at dette er en evolusjonær prosess ettersom de nye samarbeidsverktøyene, informasjonen og teknologien er fullt ut adoptert og brukt effektivt. Alt som skjer innenfor en OC bør betraktes som en læringsprosess og gjenstand for kontinuerlig forbedring.
Ikke prøv å analysere alle forretningsprosessene på forhånd, og bruk mye tid på å rekonstruere dem for OC. Dette kan ta år og ende opp med å bli en blokkering for endring i stedet for en muliggjører. Det som skjer innenfor en OC skjer allerede i virksomheten. De involverte fagekspertene (SMB) vet hvordan de skal gjøre jobben sin; de trenger bare å lære å rekonstruere arbeidet sitt for å dra nytte av miljøet for å maksimere effektiviteten, bygge solide arbeidsforhold mellom anleggene og ta i bruk de beste verktøyene og ideene.
This is far easier done whilst doing the work than in advance. Do not put in place processes for the work itself. Instead, focus on putting in strategies to create a continuous learning environment. Have a means for SMEs to capture the way they do the job currently and then be able to evolve those in their own time to create new ways of working. Then ensure they are shared between those that need to use them to provide consistency and repeatability; everyone conducting the work should be able to contribute to its improvement dynamically. Less experienced staff, alternate shifts, and holiday cover can pick up these ways of working to continue to perfrom work to the accepted standard. There are many ways to achieve this, but one of the simplest is to adopt a tool like Epsis Enify to let the SMEs create self-documenting, shared “ways of working”; it can pull together the data, tools, and guidance within a simple work task definition that anyone can adopt and adapt as needed.
Staff selection becomes particularly important to make this work; innovative self-starters who are not happy with the status-quo are prime candidates. Within an established workforce, these individuals can be pretty disruptive as they will tend to challenge the regular order. In a traditional environment, they can become quite disheartened at the lack of change, but within an OC, an environment built for change, they can thrive. Finding and supporting these people can be hugely different across different world cultures, so there are times you must deliberately cultivate behaviors that don’t come naturally.
With OCs, people often talk about it bringing together “people, process & technology,” but this is not enough. An OC brings a new environment to the game, and you expect to create a culture of change. So, it becomes “people, process, technology, environment & culture.” This way, you can ensure the OC becomes a vehicle for substantial and continuous business improvement. If not, it just becomes a fancy room to complete the same old work and is not worth the investment.
Fokus 5: Ingen svarte skjermer
Når en skjerm er av, ser den ut som et svart speil og tjener ingen hensikt. Hvis du betaler for skjermen og kraften til å kjøre den, må den tjene en hensikt for alle som kan være i nærheten, selv om de bare passerer.
Generelt har skjermer en aktiv bruk definert for å rettferdiggjøre kjøpet; for min datamaskin, informasjonsstøtte for møter, VC-skjermer og informasjonsskjermer for å opprettholde situasjonsbevissthet om maskinstatus eller produksjonshastighet. Når en skjerm ikke brukes aktivt, bør den brukes som en passiv informasjonskilde for å spre informasjon om situasjonsbevissthet over arbeidsstyrken. De kan brukes til å vise maskinstatusen til et bredere publikum, vise planer, handlingssporere, driftslogger, prioriteringer for dagen, værdata, IOC suksessinformasjon, generelle trender, nyheter og relevant sosial informasjon.
Delt situasjonsbevissthet er noe OC er bygget for å gi. Det er langt mer effektivt for folk å se et problem manifestere seg når de tar en kaffe i stedet for å finne ut når noen husker å fortelle dem. De trenger kanskje ikke å ta noen umiddelbare tiltak, men det er uvurderlig å være klar over potensielle problemer som kommer nedover linjen. Det bidrar også til å samle en følelse av fellesskap og felles ansvar, og hjelper til med å bryte ned siloer med arbeid. Ingen informasjon i en IOC skal være privilegert eller "gjemt" ettersom alle i OC er der for å samarbeide.
Dette inkluderer ikke bare de store skjermene rullet ut over hele miljøet, men alle personlige skjermer i sentrum. Er en fallende firmalogo av verdi? Nei, men noe av informasjonen du ser på daglig dukker opp som skjermsparer, bør være nyttig for kollegene dine når du går forbi og deg selv når du leser et papirdokument ved skrivebordet ditt.
Selv om en OC bør være et relativt åpent rom for bedriftsansatte å passere gjennom, bør du være klar over at det er et dynamisk arbeidsmiljø, og noe av informasjonen på skjermene kan være verdifull for konkurrenter. Et enkelt øyeblikksbilde av informasjon uten kontekst når en besøkende passerer gjennom senteret vil neppe være et problem, men skjermer bør ikke være kontinuerlig synlige av alle som ikke har signert bedriftens NDA og sikkerhets-/personvernpolicy. Oppretthold bevisstheten om konfidensiell informasjon og mulig informasjonsblødning, men unngå å bli paranoid om det.
En siste merknad på skjermer; ikke kjøp inn dyre blandede skjermer eller massive videovegger; de er bare ikke nødvendige i disse dager og er sjelden verdt pengene. 4K-skjermer på opptil 80" er billige, allestedsnærværende og kan ha bittesmå rammer, alle tingene du bare kunne få på "avgrenset maskinvare" for bare noen få år siden. Det er mange bedre ting å bruke pengene på enn unødvendig dyre skjermer.
Det betyr ikke at alle skjermer er like; avhengig av hva du bruker, kan det hende du må kjøpe profesjonelle skjermer for fargenøyaktighet eller for å kunne betjene 24/7. Du kan ha et ekte bruksområde for en gigantisk videovegg, eller du kan bare ønske å ha et anlegg som ser veldig glatt og avansert ut; Dette er alle gode grunner, men ikke la AV-leverandøren din få deg til å kjøpe noe mer enn du ønsker eller trenger.
Faktisk, mye av tiden kan du sannsynligvis slippe unna med skjermer av forbrukerkvalitet hvis senteret ditt bare er i drift 8-timers dager, da det er billigere å gå til Costco og kaste opp en ny skjerm når noe går i stykker enn å få noe mer robust .
Vi oppfordrer deg til å følge "Keep it simple"-mantraet for hva som sitter bak skjermene og driver dem også. En arbeidsstasjons-PC med Windows kan kjøre dusinvis av skjermer relativt enkelt uten behov for skalere, matrisevekslere og annen esoterisk og lite fleksibel videomaskinvare. Det er også enklere å administrere og fikse uten å måtte ty til AV-spesialister. Alle vet hvordan en PC fungerer, og du kan administrere skjermeiendommen ved å bruke enkel programvare i stedet for dyr maskinvare som vil gi deg enda en læringskurve å erobre. Vi har sett mange fasiliteter der de avanserte funksjonene til disse skjermene forblir ubrukte siden ingen ønsker å engasjere seg med et merkelig berøringspanel på veggen for å gjøre noe annet enn å slå det av og på. Igjen kan et verktøy som Enify hjelpe med å administrere skjerminnhold; spesielt nyttig hvis du raskt trenger å kaste opp dusinvis av kjente applikasjoner på flere skjermer med et enkelt museklikk.
Fokus 6: Lyd er din fiende
Ikke noe vi trenger å dvele ved, men noe verdt å nevne da det vanligvis glemmes til for sent!
Å designe den visuelle siden av en OC er relativt enkel; siktlinjer, skjermstørrelser og oppløsninger er alle håndterbare konsepter som kan gjøres på forhånd ved hjelp av din AV-leverandør.
Lydsiden er et annet beist, og det vil være et problem. Med mindre du tar det i betraktning i begynnelsen, vil det snu og bite deg.
En OC er et relativt åpent rom for å oppmuntre til samarbeid i både en formell og uformell kapasitet. Vegger er gode til å lage siloer. Vegger er også gode til å stoppe lyden. Så, lyden vil forplante seg over midten. Med mindre det håndteres nøye, kan dette forstyrre ikke bare menneskene som jobber i senteret, men alle som møter inn i anlegget.
Bruk penger på teknologien og ekspertisen for å hjelpe her: retningsbestemte høyttalere, flere mikrofonarrayer, sonert lydmaskering, ekkokansellering, myke møbler og lydforvirrende. Forvent å bruke litt tid og penger etter utrullingen for å benytte anledningen til å "tune" miljøet. Dette kan bare gjøres når mennesker er i sentrum mens mennesker skaper, absorberer og sprer lyd.
Vurder videokonferansefasiliteter for å støtte en-til-en (headset), team til nettstedet (retningsstyrte høyttalere og retningsmikrofoner), og mange-til-mange (standard høyttalere og mikrofonarrayer).
Få fagfolkene med her. AV-leverandøren din kan stort sett omgås på skjermsiden, til stor fortvilelse, men deres evne til å gi hjelp på lydsiden er uerstattelig. Valider deres evner innen lyddesign og avgjør om de er opp til oppgaven før du engasjerer dem til å hjelpe.
Igjen er valg av ansatte essensielt her; noen mennesker fungerer godt i et "summende" miljø, og de passer godt. En OC vil ikke passe de som krever fred og ro da den er bygget opp som et samarbeidsmiljø, og samarbeid kan ikke skje i stillhet.
Fokus 7: Bygg inn fleksibilitet
Som du har lært av alt du har lest ovenfor, er fleksibilitet i alle ting en prioritet. Alt vil utvikle seg over tid etter hvert som du får tak i OC-enes utviklingsevne og hvordan det best kan hjelpe med endrede forretningskrav. Arbeidet som gjøres i sentrum, hvordan det gjøres, og menneskene i sentrum vil endre seg. Omfavn kaoset!
Håndter tvetydigheten og unngå overdesign av anlegget ved å holde det enkelt og modulært.
Håndter tvetydigheten og unngå overdesign av anlegget ved å holde det enkelt og modulært. 3-5 people. Innenfor en OC hvor du blander disipliner, er dette også et ganske praktisk tall. Vedlikehold trenger noen som kan maskinene, noen som styrer reservedelene, og noen til å samle reservedeler og folk. Optimaliseringsaktiviteter kan kreve at 2-5 ingeniører utfører lignende oppgaver på tvers av ulike elementer i anlegget, og tar hensyn til hverandres begrensninger. Du kan sannsynligvis bygge små samarbeidsklynger av "nyttig funksjonalitet" på tvers av dine viktigere brukstilfeller. Hver klynge vil samarbeide som et team sammen med delt informasjon på store skjermer foran seg og VC med de eksterne fasilitetene de støtter, og gir dobbel bruk av skjermene.
Dette er heldig, siden store skjermer har en tendens til å være synlige for folk bare noen få meter unna. Innen du trekker sammen siktlinjer og visningsavstander, er den praktiske grensen 2-4 personer samlet rundt et par store skjermer.
Vår erfaring har vist at uansett hvordan du deler opp behovene dine, vil du alltid ha en tendens til å falle tilbake til en lignende ordning. Vi kaller disse pods eller moduler. Hvis du har behov for 5 eller 6 personer for å samarbeide periodisk aktivt, plasser de to modulene ved siden av hverandre.
Arbeid med en serie identiske 3-4 personers moduler fjerner kompleksitet fra løsningsdesignet når du lager frittstående moduler med sine egne skjermer og skrivebord og replikerer dem på tvers av tilgjengelig gulvplass. Det vil være en naturlig sammenheng mellom arbeid på hver modul som vil veilede hvilken modul som skal plasseres ved siden av hvilken. For eksempel sitter produksjon ved siden av optimalisering, ved siden av vedlikehold, ved siden av planlegging og ved siden av logistikk.
De trenger ikke å være fullt befolket på dag én, da dette gir ekstra fleksibilitet til å stokke folk rundt etter behov. Siden hver modul er uavhengig av de andre, vil innholdet på de gigantiske skjermene foran bli drevet av menneskene som sitter rundt den. Og de kan flytte det til en ny modul etter behov og ta innholdet med seg. Noe som Epsis Enify kan bidra til å effektivisere.
Det handler ganske bra om folk som jobber heltid i OC, men det er andre brukstilfeller av anlegget der du trenger å trekke grupper sammen på en mer forbigående måte. Å ha noen møterom for større grupper å samles med litt privatliv er fornuftig. Å ha et enkelt stort område midt i anlegget er ofte en praktisk vurdering for multi-site, multifunksjonelle møter som skal finne sted for storskala planlegging eller informasjonsdeling. Denne brukes ikke hele tiden, så hold den åpen for å redusere fotavtrykket, fremme bevisst informasjonsblødning til modulene rundt den, og la dens store skjermer brukes til passiv situasjonsforståelse av alle i sentrum.
Til slutt – sørg for at det er et hyggelig sted å jobbe; disse menneskene har allerede å gjøre med konstant støy og distraksjon, så de trenger steder å slappe av, slappe av og samle tankene sine. Du vil finne hull i planløsningen din hvor du kan plassere noen myke møblerte områder, forfriskningsfasiliteter, fokusrom og "vise frem" funksjoner.
Hva med det utvidede Operasjonssenteret?
Mot begynnelsen av dette dokumentet introduserte vi konseptet med en "Extended OC" som består av de som samarbeider med individene innenfor "Core OC" på regelmessig basis, men som ikke er sterkt involvert i aktivitetene som skjer innenfor den normale OC-tidsrammen. Folk i "Core OC" er der fordi de må samarbeide dusinvis av ganger om dagen med andre i "Core OC" (som inkluderer de eksterne nettstedene) og trenger synlighet av hendelser mens de utfolder seg i sanntid for å gi sin ekspertise og innsikt for å styre rundt. begrensninger og andre problemer som uunngåelig oppstår.
Konseptet med "Extended OC" er å støtte "Core OC" på samme måte som "Core OC" støtter de eksterne nettstedene. Det finnes uvurderlig og nødvendig innsikt i den bredere organisasjonen som trenger å mate inn i "Core OC" på daglig basis. Hvis driftsingeniøren er innenfor "Core OC", vil mye av resten av ingeniørteamet hans eksistere i den "Extended OC"; de vil kanskje trenge å samarbeide en eller to ganger om dagen, men holder seg generelt unna det tøffe time-til-time-operasjonene. "Core OC" gir effektivt fortroppen for ingeniørkompetanse til den bredere organisasjonen.
Den eksisterende kartleggingsøvelsen for samarbeid bør gi et godt utgangspunkt for "Extended OC"-omfanget, men det er bare et utgangspunkt som vil endre seg raskt og krever lite forhåndsdesign. Til å begynne med må det bare anerkjennes som eksisterende, og du har råd til å utsette å legge mye arbeid i utviklingen til "Core OC" er oppe og går.
The Extended OC just exists within the regular business at a standard desk; it does not need to be close to the Core OC, but proximity would help encourage some periodic and valuable face-to-face engagement. You don’t need all the sound design and big screens, but we would recommend that members of the Extended OC have the following changes made:
- Juster stillingsbeskrivelser for å inkludere støtte for "Core OC".
- Gi skrivebordsbaserte VC-funksjoner (kvalitetskamera, kvalitetshodesett), slik at de aktivt kan samarbeide med "Core OC" enkelt og av og til med den eksterne siden hvis de ikke kan komme inn i "Core OC".
- Sett opp et matchende skrivebordsskjermarrangement til de i "Core OC". Deling av skjermer eller måter å jobbe på vil være nødvendig for å forklare problemer og jobbe gjennom problemer. Å ha en en-til-en piksel-match mellom samarbeidspartnere sparer mye hodepine.
- De har tilgang til samme informasjon, data og arbeidsmåter som de i "Core OC". Disse vil ikke være nødvendig så ofte, men å kunne se hva OC ser samtidig vil snarere mange blokkere til effektive
These arrangements hold true for the remote sites communicating to the Core OC if they don’t have full-blown OC capability. Allowing everyone to see the same worldview in the same way, is a cornerstone requirement for successful collaboration; you need to be able to compare apples to apples with ease.
Er det alt?
Ja, ganske mye! Du trenger ikke et "big-bang"-prosjekt som tar over halvparten av bygningen din. Det fleksible kravet betyr at du kan nærme deg å bygge OC-er gradvis, inkrementelt og kostnadseffektivt. Hovedkravene er noen få skjermer, de rette menneskene og vilje til å endre måtene å jobbe på.
De to feilene vi ser at selskaper gjør oftest når de designer en OC er:
- Bygge det som et teknisk utstillingsvindu og ikke tenke nok på arbeidet som foregår innenfor det. Vi kaller dette "Bygg det, og de vil komme!" nærme seg. De kommer ikke! Folk som jobber i disse fasilitetene drar ikke full nytte av den kule teknologien og fortsetter ganske godt å jobbe på samme måte som de gjorde før. Dette fokuset på det fysiske anlegget og ikke samarbeidet er å sette vogna foran hesten. Du prøver å skape "Ett lag", ikke "Ett rom", og alt som ikke direkte bidrar til dette målet er av liten verdi.
- Fasilitetene er designet for "et formål." Innen den er bygget og okkupert, har formålet utviklet seg, og behovene har endret seg. Anlegget fungerer på en måte etter hensikten, men leverer aldri virkelig løftet om å forbedre selskapet på noen vesentlig måte, da de mangler fleksibiliteten til å tilpasse seg.
Realiteten er at du designer for tvetydighet, evolusjon og for fremvoksende samarbeid. Omfavn dette og sett deg inn i disse som krav, og distribuer OC-en din med enkel praktisk funksjonalitet og kontinuerlig fleksibilitet for å kontinuerlig forsterke et delt verdensbilde av virksomheten din.
Vi håper denne høyhastighetsreisen gjennom noen av designprinsippene våre var nyttig og gir mening. Hvis du har flere spørsmål eller ønsker å dykke ned i detaljene i noe av dette innholdet, ta kontakt.
