I en stadig mer digital verden, trenger organisasjoner nye og innovative måter å effektivisere driften sin på. En tilnærming som blir stadig mer populær er konseptet rundt en "Virtual-First Approach". I denne tilnærmingen er fokuset på hvordan samarbeidet flyter og hvordan vi utfører våre daglige operasjoner. Det legges vekt på å "bygge" et virtuelt operasjonssenter først, i stedet for et fysisk et.

Senere kan teamene ønske å utvikle en eller flere spesifikke fysiske deler av operasjonssenteret. Disse sentrene blir i tilfellet bygget basert på faktisk tilbakemelding om de operative behovene og organisasjonens prioriteringer. Dette er svært forskjellig fra den opprinnelige tankegangen. Organisasjonen utnytter dermed fordelene som en "virtuell først"-tilnærming gir.

I denne artikkelen vil vi utforske fordelene med denne tilnærmingen og gi tips til hvordan du kan implementere den i organisasjonen din.

 "Virtuell-først" tilnærming for operasjonssentre

Organisasjoner har tradisjonelt bygget operasjonssentre i dedikerte kontorlokaler, i den "virkelige" verden. Vår erfaring fra ulike operasjonssenterprosjekt er at det overordnede målet for slike prosjekt er ganske sammenfattende. Organisasjoner ønsker å:

• Å plassere folk sammen i samme fysiske område
• Bryte ned "siloen" mellom disipliner
• Forbedre samarbeidet i team og fremme en kultur for kontinuerlig forbedring

Organisasjoner investerer i byggmasse, designer utseende og oppsettet, samt bygger infrastrukturen for å støtte driften når de bygger disse sentrene.

Denne tradisjonelle tilnærmingen er ofte dyr og unødvendig tidkrevende i dagens mer moderne verden. Samarbeidsverktøyene som organisasjoner har investert i har blitt betydelig forbedret de siste årene. De nye samarbeidsverktøyene har funksjoner som støtter bedre fjernarbeid og blandete arbeidsstyrker i den moderne arbeidsmiljøet. Dette inkluderer fjernarbeid og skiftendringer som alltid har vært et kjernefokus for operasjonssentrenes funksjonalitet.

Da disse digitale mulighetene øker daglig, gir det mening å dra nytte av dem. Denne digitale muligheten gir høy sannsynlighet for nye mulighet til å forbedre samarbeid og drift. Virtuelle endringer i arbeidsmåter holder løftet om betydelige endringer i driften, samtidig som de minimerer forstyrrelser i driften. Å endre den fysiske plassen vil alltid forstyrre og kan godt endre driften.

Å lage et Virtuelt arbeidsplass

Med en virtuell-først tilnærming oppretter organisasjoner en virtuell arbeidsplass som fokuserer på den digitale siden av driften, og konsentrerer seg om utførelsen av daglige aktiviteter og hvordan mennesker samarbeider. Du kan ofte opprette en virtuell arbeidsplass fra din eksisterende teknologiplattform for å støtte effektiv kommunikasjon, informasjonstilgang og -deling, og minimere opplærings- og brukerstøttekostnader.

Når den virtuelle arbeidsplassen er oppe og går, kan den testes og optimaliseres. Teamet kan da vurdere svakheter som fysisk samlokaliserte mennesker bare kan overvinne - dette blir deretter omfanget for et "virkelig" operasjonssenter, som er mer fokusert på et kjent kjernebehov enn et "beste estimat."

I mange tilfeller vil et virtuelt senter være tilstrekkelig. Imidlertid er det noen ganger klare fordeler med å ha mennesker i samme fysiske rom over tid. Selv i tilfeller der du etablerer et fysisk senter, vil det virtuelle senteret fortsatt være til stede. Dette er fordi du sannsynligvis vil ha teammedlemmer som ikke er til stede i det fysiske senteret, men som er avgjørende å inkludere i daglige operasjoner

Fordeler med den virtuelle-først tilnærmingen

Den virtuelle-først tilnærmingen tilbyr flere fordeler over den tradisjonelle metoden. For det første er det kostnadseffektivt. Å opprette en virtuell arbeidsplass er betydelig billigere enn å bygge et fysisk rom. Organisasjoner kan spare penger på konstruksjon, infrastruktur, A/V-utstyr og arbeidskostnader.

For det andre er den virtuelle-først tilnærmingen tidsbesparende. Virtuelle arbeidsplasser kan opprettes på uker, mens fysiske rom tar flere måneder (hvis ikke lenger) å bygge. Det lar organisasjoner få forbedrede operasjoner raskt og starte høstingen av verdier på en måte som gjør at operasjonene kan starte måneder tidligere enn med den tradisjonelle tilnærmingen.

For det tredje gir den virtuelle-første-tilnærmingen større fleksibilitet og tilpasningsevne. Når først et fysisk rom er bygget, er det vanskelig og kostbart å gjøre endringer.

Derimot kan virtuelle miljøer enkelt modifiseres og oppdateres for å møte endrede forretningsbehov og inkludere ny teknologi tilgjengelig i et stadig økende tempo innenfor et kontrollert rom som opprettholder fokus på daglig drift. Det lar organisasjoner tilpasse seg raskt til skiftende markedsforhold og holde seg konkurransedyktig.

Implementering av Virtual-First-tilnærmingen

Å implementere den virtuelle-først-tilnærmingen handler om noe annet enn operasjonssentraler. Det handler om å forbedre driften og etablere en kultur for kontinuerlig forbedring i din organisasjon. Vanligvis vil vi utvikle disse gjennom et operasjonssentralinitiativ.

Så, Virtual-First = Operations-First.

Å implementere disse prosjektene i et levende driftsmiljø kan føles som å bytte flymotor i luften. I operative virksomheter må vi sørge for at driften kan fortsette uforstyrret samtidig som den forbedres. Her er noen viktige trinn:

• Velg en plattform for samarbeid, kommunikasjon, informasjonslagring og deling som vil være tilgjengelig for alle parter som er involvert i driften.
• Velg en representativ del av operasjonene og pilot den nye arbeidsmetoden operativt. Observer, implementer, reflekter, lær, endre og forbedre deg kontinuerlig til du føler deg bra med resultatet.
• Skaler ved å innlemme ytterligere fokusområder i operasjonene etter en smidig implementeringsstrategi til den er ferdig.
• Vurder behovene for ethvert fysisk rom, og lag om nødvendig et som møter organisasjonens behov.

Konklusjon

Den virtuelle første tilnærmingen til å bygge driftssentre er en kostnadseffektiv, tidseffektiv og fleksibel tilnærming som kan hjelpe organisasjoner med å effektivisere driften. Ved å lage et virtuelt miljø først, kan organisasjoner teste og optimalisere driften før noen fysisk konstruksjon skjer. Det lar dem spare penger, tid og ressurser og raskt tilpasse seg endrede markedsforhold. Den virtuelle-første-tilnærmingen er verdt å utforske hvis du vurderer å bygge et nytt driftssenter; det kan være alt du trenger.