Da pandemien rammet oss, måtte vi endre måten vi leverte prosjekter på. Ettersom vi har forkynt om digitalisering i årevis, tok vi på mange måter vår egen medisin: Vi digitaliserte virksomheten – endret måten vi jobbet på, og viktigst av alt, teknologien vår og måten den ble brukt og levert på. Og vi møtte kunder som var modige nok til å si «vi vil at du skal levere dette prosjektet 100 % remote». Så vi satt sammen team med deltakelse fra Norge, USA, Storbritannia og Australia.
Det er selvfølgelig mye læring i slike prosjekter – og vi er fortsatt på en bratt læringskurve! Men her er noen av erfaringene vi ønsker å dele fra arbeidet så langt:
- Først av alt – du må ha et modig team! Et team som forstår premissene til prosjektene – målene, prosessene for hvordan det kjøres, og de må ha åpenheten i kommunikasjonen og stegene de skal igjennom. Teamet vil potensielt måtte bruke ny/annerledes teknologi da alt er gjennomført digitalt.
- Teamet må jobbe digitalt – med andre ord kan ingen filer i lokal lagret. Dette gjør oss i stand til å bygge på hverandres arbeid mens noen sover.
- Prosjektene må ha en lokal sponsor – det betyr at noen i kundeorganisasjonen må sikre at alle prioriterer å delta på møter og utføre oppgaver. Dette krever for mye tid hvis alt overlates til en ekstern prosjektleder.
- Du må ha et godt introduksjonsmøte for å få tillit til teamet – dette har vist seg å være enklere etterhvert under pandemien.
- Teamet må sette klare avtaler fra starten:
- når kan vi møtes?
- når er vi on-/offline?
- hvilke forventninger er det til andre konkurrerende oppgaver på kontoret?
- når vil hva bli levert?
- hvordan vil vi kommunisere?
6. Oppfølgingsmøter med prosjektsponsoren må holdes regelmessig for å justere planer, hjelpe og støtte prosjektlederen.
7. Ikke undervurder kontekst – og husk at det er vanskeligere å få konteksten riktig for alle når vi alle er digitale. Beregn litt ekstra tid for å få det til – det lønner seg!
8. Vær fleksibel, generøs og åpen om utfordringene ved distribuert arbeid – som bygger tillit og hjelper med å fjerne den ekstra kompleksiteten i situasjonen
9. En viktig læring er at mye mer kan oppnås i denne digitale leveringsmodellen enn det vi først forventet – spesielt hvis vi fortsetter å være bevisste på å bruke alle tilgjengelige verktøy (som video, samredigering av dokumenter, gi/ta kontroll over applikasjoner)
Siden vi brenner for fremtidens arbeid, er noe av det vi fra denne typen prosjekter, at tradisjonelle forretningsgrenser og modeller må utfordres fremover - ettersom operasjoner bokstavelig talt kan gjøres 24/7 fra hvor som helst. Til dette trenger vi nye fleksible operasjonsmodeller som kan utnytte potensialet. Dette resulterer i mindre behov for reiser og til og med tilgang til ressurser du vanligvis ikke ville ha tilgang til. Vi ser frem til dette! #FutureOfWork
