Nyheter
Fordeler med en "Virtuell-først" tilnærming til din organisasjons operasjonssentre
Fordeler med en "Virtuell-først" tilnærming når du bygger operasjonssentre
I en stadig mer digital verden, trenger organisasjoner nye og innovative måter å effektivisere driften sin på. En tilnærming som blir stadig mer populær er konseptet rundt en "Virtual-First Approach". I denne tilnærmingen er fokuset på hvordan samarbeidet flyter og hvordan vi utfører våre daglige operasjoner. Det legges vekt på å "bygge" et virtuelt operasjonssenter først, i stedet for et fysisk et.
Senere kan teamene ønske å utvikle en eller flere spesifikke fysiske deler av operasjonssenteret. Disse sentrene blir i tilfellet bygget basert på faktisk tilbakemelding om de operative behovene og organisasjonens prioriteringer. Dette er svært forskjellig fra den opprinnelige tankegangen. Organisasjonen utnytter dermed fordelene som en "virtuell først"-tilnærming gir.
I denne artikkelen vil vi utforske fordelene med denne tilnærmingen og gi tips til hvordan du kan implementere den i organisasjonen din.
"Virtuell-først" tilnærming for operasjonssentre
Organisasjoner har tradisjonelt bygget operasjonssentre i dedikerte kontorlokaler, i den "virkelige" verden. Vår erfaring fra ulike operasjonssenterprosjekt er at det overordnede målet for slike prosjekt er ganske sammenfattende. Organisasjoner ønsker å:
- Å plassere folk sammen i samme fysiske område
- Bryte ned "siloen" mellom disipliner
- Forbedre samarbeidet i team og fremme en kultur for kontinuerlig forbedring
Organisasjoner investerer i byggmasse, designer utseende og oppsettet, samt bygger infrastrukturen for å støtte driften når de bygger disse sentrene.
Denne tradisjonelle tilnærmingen er ofte dyr og unødvendig tidkrevende i dagens mer moderne verden. Samarbeidsverktøyene som organisasjoner har investert i har blitt betydelig forbedret de siste årene. De nye samarbeidsverktøyene har funksjoner som støtter bedre fjernarbeid og blandete arbeidsstyrker i den moderne arbeidsmiljøet. Dette inkluderer fjernarbeid og skiftendringer som alltid har vært et kjernefokus for operasjonssentrenes funksjonalitet.
Da disse digitale mulighetene øker daglig, gir det mening å dra nytte av dem. Denne digitale muligheten gir høy sannsynlighet for nye mulighet til å forbedre samarbeid og drift. Virtuelle endringer i arbeidsmåter holder løftet om betydelige endringer i driften, samtidig som de minimerer forstyrrelser i driften. Å endre den fysiske plassen vil alltid forstyrre og kan godt endre driften.
Å lage et Virtuelt arbeidsplass
Med en virtuell-først tilnærming oppretter organisasjoner en virtuell arbeidsplass som fokuserer på den digitale siden av driften, og konsentrerer seg om utførelsen av daglige aktiviteter og hvordan mennesker samarbeider. Du kan ofte opprette en virtuell arbeidsplass fra din eksisterende teknologiplattform for å støtte effektiv kommunikasjon, informasjonstilgang og -deling, og minimere opplærings- og brukerstøttekostnader.
Når den virtuelle arbeidsplassen er oppe og går, kan den testes og optimaliseres. Teamet kan da vurdere svakheter som fysisk samlokaliserte mennesker bare kan overvinne - dette blir deretter omfanget for et "virkelig" operasjonssenter, som er mer fokusert på et kjent kjernebehov enn et "beste estimat."
I mange tilfeller vil et virtuelt senter være tilstrekkelig. Imidlertid er det noen ganger klare fordeler med å ha mennesker i samme fysiske rom over tid. Selv i tilfeller der du etablerer et fysisk senter, vil det virtuelle senteret fortsatt være til stede. Dette er fordi du sannsynligvis vil ha teammedlemmer som ikke er til stede i det fysiske senteret, men som er avgjørende å inkludere i daglige operasjoner
Fordeler med den virtuelle-først tilnærmingen
Den virtuelle-først tilnærmingen tilbyr flere fordeler over den tradisjonelle metoden. For det første er det kostnadseffektivt. Å opprette en virtuell arbeidsplass er betydelig billigere enn å bygge et fysisk rom. Organisasjoner kan spare penger på konstruksjon, infrastruktur, A/V-utstyr og arbeidskostnader.
For det andre er den virtuelle-først tilnærmingen tidsbesparende. Virtuelle arbeidsplasser kan opprettes på uker, mens fysiske rom tar flere måneder (hvis ikke lenger) å bygge. Det lar organisasjoner få forbedrede operasjoner raskt og starte høstingen av verdier på en måte som gjør at operasjonene kan starte måneder tidligere enn med den tradisjonelle tilnærmingen.
For det tredje gir den virtuelle-første-tilnærmingen større fleksibilitet og tilpasningsevne. Når først et fysisk rom er bygget, er det vanskelig og kostbart å gjøre endringer.
Derimot kan virtuelle miljøer enkelt modifiseres og oppdateres for å møte endrede forretningsbehov og inkludere ny teknologi tilgjengelig i et stadig økende tempo innenfor et kontrollert rom som opprettholder fokus på daglig drift. Det lar organisasjoner tilpasse seg raskt til skiftende markedsforhold og holde seg konkurransedyktig.
Implementering av Virtual-First-tilnærmingen
Å implementere den virtuelle-først-tilnærmingen handler om noe annet enn operasjonssentraler. Det handler om å forbedre driften og etablere en kultur for kontinuerlig forbedring i din organisasjon. Vanligvis vil vi utvikle disse gjennom et operasjonssentralinitiativ.
Så, Virtual-First = Operations-First.
Å implementere disse prosjektene i et levende driftsmiljø kan føles som å bytte flymotor i luften. I operative virksomheter må vi sørge for at driften kan fortsette uforstyrret samtidig som den forbedres. Her er noen viktige trinn:
- Velg en plattform for samarbeid, kommunikasjon, informasjonslagring og deling som vil være tilgjengelig for alle parter som er involvert i driften.
- Velg en representativ del av operasjonene og pilot den nye arbeidsmetoden operativt. Observer, implementer, reflekter, lær, endre og forbedre deg kontinuerlig til du føler deg bra med resultatet.
- Skaler ved å innlemme ytterligere fokusområder i operasjonene etter en smidig implementeringsstrategi til den er ferdig.
- Vurder behovene for ethvert fysisk rom, og lag om nødvendig et som møter organisasjonens behov.
Konklusjon
Den virtuelle første tilnærmingen til å bygge driftssentre er en kostnadseffektiv, tidseffektiv og fleksibel tilnærming som kan hjelpe organisasjoner med å effektivisere driften. Ved å lage et virtuelt miljø først, kan organisasjoner teste og optimalisere driften før noen fysisk konstruksjon skjer. Det lar dem spare penger, tid og ressurser og raskt tilpasse seg endrede markedsforhold. Den virtuelle-første-tilnærmingen er verdt å utforske hvis du vurderer å bygge et nytt driftssenter; det kan være alt du trenger.
Kontakt oss
La oss ta en prat
Vi setter pris på å lære om deg og dele noen erfaringer!
Equinor awarded Epsis a pilot project
Epsis tildelt pilotprosjekt av Equinor
Epsis er tildelt et pilotprosjekt innen boring og brønn med tittelen «Fra fysiske operasjonsrom til Virtuelle Operasjonsrom».
Tanken er å utvikle en løsning i piloten som smidig skal kunne skaleres. Målet med prosjektet er å klare å få til lik situasjonsforståelse og samhandling virtuelt, som om man arbeidet sammen i et fysisk rom.
Det innebærer at man:
- Må sette opp «rommet» slik at man raskt får tilgang til alle verktøy og informasjonssystemer
- Må ha et sikkert område for å raskt kunne dele informasjon på tvers av selskap og roller.
- «Rommet» må har mulighet for effektiv dialog om ulike operative oppgaver og spørsmål.
Teamet fra Epsis opplever dette som et utrolig spennende prosjekt der løsningen har blitt utviklet med bruk av ny funksjonalitet MS Teams (delte kanaler) og Epsis’ sitt produkt Enify -i tett samarbeid med oppdragsgiver. Selve løsningen er utelukkende satt sammen basert på brukernes faktiske behov, med brukere på tvers av fire ulike selskaper.
Vi skal nå gå i gang med funksjonalitetsstesting og etter hvert over i operativ testing.
«På rekordtid har IT-organisasjonene i fire ulike selskaper, sammen med en fremoverlent oppdragsgiver, hos kunde, åpnet opp for å kunne pilotere helt ny funksjonalitet.
Denne muliggjør at operativt personell nå kan samarbeide på tvers av selskapene tilnærmet sømløst gjennom eget selskaps Teams, og samtidig få tak i informasjon på tvers av mange system med ett enkelt tastetrykk. Det er både innovativt og fremtidsrettet,» sier Jan-Erik Nordtvedt, prosjektleder i Epsis.
Vi i Epsis brenner for å skape løsninger som gir operativt personell det de trenger for å forenkle sin arbeidshverdag. Dette prosjektet er et godt eksempel på det, dagens arbeidsform er blitt tatt med over i en digital hverdag. Nå er tiden kommet for å ta verdien ut av de digitale plattformene slik at de understøtter en ny digital arbeidsform.
Vi gleder oss til å prøve dette ut operasjonelt.
Kontakt oss
La oss ta en prat
Vi setter pris på å lære om deg og dele noen erfaringer!
Virtuelle Operasjonssenter
Virtuelle Operasjonssenter
Hva er et Virtual Operation Center (VOC)?
Struktur. Oversikt. Kontroll—når det gjelder som mest.
I hybride og høyytelse operasjoner kan det fort bli kaotisk. Team jobber på tvers av skift, systemer og lokasjoner – men må likevel holde seg synkronisert. Altfor ofte skjer dette:
- Kritisk informasjon blir oversett
- Viktige oppdateringer forsvinner i mengden
- Skiftbytter er uklare eller forhastet
Derfor velger flere operasjonelle team å bruke et Virtual Operation Center (VOC) – for å skape orden i operasjonelt kaos.
Et VOC: Strukturen du trenger – i Microsoft Teams eller drevet av Enify
Et VOC er mer enn en chat eller et dashboard. Det er en strukturert arbeidsflate i Microsoft Teams – med møter, rutiner, dashbord og beslutningsstøtte som gjør det enklere for hybride team å holde seg oppdatert.
Du kan starte enkelt – med funksjoner som allerede finnes i Microsoft Teams. Eller du kan ta steget videre med Enify – vår digitale assistent for smartere, sanntids samarbeid.
- Enify hjelper teamet ditt med å finne riktig kontekst – til riktig tid
- Reduser støy, ta bedre beslutninger, og få kontroll over informasjonsflyten.
Uansett om du begynner med standard Teams-funksjonalitet, eller velger å skalere med Enify, så får du en løsning som er modulær, skalerbar og tilpasset deres behov.
VOC (Virtual Operation Center) endrer måten arbeidet er strukturert og utført på. Med en virtuell oppsett kan personalet koble seg sammen og kommunisere digitalt, uavhengig av deres plassering eller tilhørighet. Ved å utnytte toppmoderne teknologi sikrer VOC at alle får en kollektiv bevissthet, noe som muliggjør effektiv beslutningstaking og koordinerte handlinger.
Hvorfor dette er viktig for operasjonelle team
- Standardiser overleveringer og reduser risiko
- Få sanntidsdata – presentert i riktig kontekst, der beslutninger tas.
- Gjør møter mer effektive, oppdateringer tydeligere og handlinger sporbare
- Sørg for at team er synkronisert – uansett skift, tidssone eller rolle.
“Før brukte vi tid på å jakte oppdateringer – nå har vi alt foran oss.”
- Driftsleder
Du kan bygge dette internt – men det er krevende
etablere et velfungerende VOC krever tett samarbeid mellom IT, drift, leverandører og supportteam. Ofte bremser kompleksiteten slike initiativ – og ender opp i mellomløsninger som bare noen får tilgang til.
Det er her Epsis kommer inn. Med over 40 leveranser har vi hjulpet team med å etablere VOC-er som faktisk fungerer – basert på reelle behov, ikke abstrakte rammeverk.
Nysgjerrig på hvordan det ser ut i praksis?
- Få en demonstrasjon av et VOC i drift
- Se hvor raskt det faktisk kan settes opp
- Opplev hvordan Enify gir deg struktur og automasjon
Read more about a recent project we participated in here – or get in touch for a chat about how we can support your organization.
Livet i skyen - Epsis reise for å bli en skybasert organisasjon
Livet i skyene
Epsis gikk nylig over til å være en skybasert organisasjon. Hvorfor gjorde vi det? Her er våre 5 viktigste grunner...
Skrevet av Alex Clark
Teknologien er klar.
1. IT-strategi er ofte en kamp mellom den beste måten å gjøre noe på kontra gamle hindringer og brukerpraktisk. Du må hele tiden vurdere teknologilandskapet og tilbudene fra de store teknologileverandørene. På et tidspunkt vil den nye måten å gjøre ting på overvinne den gamle måten. Enda viktigere, muligheten til å gå mellom de to blir enklere. Brukere vil aldri akseptere tap av evner i fremgangens navn, så vi var forsiktige. Så snart vi innså at alle våre kjerneapplikasjonsporteføljeleverandører hadde skyversjoner, var det fornuftig å bytte med veiledning og støtte. Til slutt, pålitelig, kostnadseffektivt Internett er nå tilgjengelig overalt, enten det leveres av 5G, fiber, kobber eller nye generasjons satellitttjenester som Starlink. Dette betyr at det ikke lenger er noen potensielle blokkere mellom brukerne våre og verktøyene de ønsker å bruke på skyen.
Vi var allerede en del der.
- Vi er ikke et stort selskap. Mye av arbeidsstyrken vår kan være mobil, så vi er veldig vant til å håndtere nettbaserte filer, nettbaserte ressurser og eksternt samarbeid. Å flytte filer fra eksisterende servere til skybaserte depoter var relativt enkelt og forenklet ting for alle. Så da vi bestemte oss for å flytte, trengte vi bare å fokusere på de siste par eldre applikasjonene, hvordan skrive ut elementer og forbedre endepunktsikkerheten. Noe vi kunne håndtere relativt enkelt over noen måneder. Vi hadde fortsatt en mengde dårlig strukturerte filer og dokumenter som vi bare kastet på skyen som de var. Å prøve å fikse strukturen samtidig som flytting av data ville trolig forhindret oss i å gjøre enten. Mange brukere og team hadde lagt til struktur ved å flytte over viktige ting tidligere, så de resterende filene var av mindre betydning. Vi kan ordne opp senere, akkurat etter behov, hvis i det hele tatt.
Det er enklere
Det verste stedet å være er fanget mellom 2 verdener. Er filer på maskinen min, OneDrive eller en filserver? På grunn av at noen av arbeidsstyrken vår jobber mye av tiden eksternt, er dette stedet vi ofte befinner oss. Å si at alt er "på OneDrive" gjør det enkelt for oss. Å flytte til skyen tillot mange lignende forbedrings- og forenklingsøvelser. Det gjorde også valg av programvare enklere, siden vi hadde presise ikke-funksjonelle krav til timelisten eller regnskapssystemene våre; å være skybasert. Noen av våre eksisterende tilbydere hadde noe i sin portefølje, og de kunne klare overgangen for oss. Maskinvarefeil spiller ingen rolle lenger siden vi ikke trenger å gjenopprette noe. Enhver Internett-tilkobling lar oss komme i gang igjen. Nye maskininstallasjoner er raskere og mer tilgjengelige og kan gjøres av brukeren; hvor som helst. Alle de kompliserte tingene vi måtte forholde oss til tidligere forsvant gradvis.
Det er ikke noe dyrere.
Ingenting blir gjort hvis det skal koste mer. Ressursene er knappe, og du kan ikke bruke penger på forfengelighetsprosjekter eller "ideelle verden"-scenarier. IT-kostnadene kom snikende etter hvert som vi brakte skybaserte tjenester sammen med eldre systemer av nød. Våre eldre maskinvarekostnader kan elimineres hvis vi gjorde overgangen. Maskinvare- og servicekontrakter, teknologioppdateringer, støttekontrakter, tid til å feilsøke og administrere serverne våre, sikkerhetskopieringskostnader, perimetersikkerhetskostnader og annet som kommer som uventede overraskelser. Det kan være noen forhåndskostnader for å hjelpe overgangen, men de løpende kostnadene er ikke høyere og langt lettere å kontrollere. Ingen flere skjulte avgifter eller uvelkomne overraskelser!
Det er sikrere
- Jeg hater å innrømme det; Microsoft er bedre på sikkerhet enn Epsis. Det kan skyldes at de har 3500 sikkerhetsingeniører og bruker 4 milliarder dollar i året på sikkerhet... Det er en tett match med vår evne, men de kan vinne! Vi trenger ikke å bekymre oss for sikkerhetskopiering. Vi har ett sett med sikkerhetspolicyadministrasjon som fungerer på tvers av alle filene våre. GDPR er nå håndterlig. Vi har ingen halvglemt gammel infrastruktur. Vi har nå avansert AI-aktivert sikkerhet i bedriftsklasse tilgjengelig på trykk. For andre løsninger fra andre leverandører tar de ansvar for sikkerheten. I stedet kan vi bruke tid på de eneste ekte truslene som er igjen. Personalbevissthet og opplæring sammen med forbedret brukerautentisering og bedre endepunktsikkerhet for alle enheter som brukes for å få tilgang til bedriftens ressurser, enten de eies av Epsis eller ikke.
Og vi stopper ikke her. Vår neste oppgave er å eliminere passord, og vi er det meste av veien. Vi trenger å leve i en verden der passordene våre ikke betyr noe lenger. De er et sikkerhetsmareritt og er ikke påkrevd når vi har mobile enheter som kan fungere som multifaktorautentiseringstokener. Så reisen vår fortsetter ... vårt neste stopp er å være et skybasert selskap uten passord.
Ta kontakt,
for å vite mer.
Vi er her for å hjelpe deg å lykkes!
Ni Lærepunkter fra arbeid i prosjekt på tvers av 3 kontinenter og 15 tidssoner.
Da pandemien rammet oss, måtte vi endre måten vi leverte prosjekter på. Ettersom vi har forkynt om digitalisering i årevis, tok vi på mange måter vår egen medisin: Vi digitaliserte virksomheten – endret måten vi jobbet på, og viktigst av alt, teknologien vår og måten den ble brukt og levert på. Og vi møtte kunder som var modige nok til å si «vi vil at du skal levere dette prosjektet 100 % remote». Så vi satt sammen team med deltakelse fra Norge, USA, Storbritannia og Australia.
Det er selvfølgelig mye læring i slike prosjekter – og vi er fortsatt på en bratt læringskurve! Men her er noen av erfaringene vi ønsker å dele fra arbeidet så langt:
- Først av alt – du må ha et modig team! Et team som forstår premissene til prosjektene – målene, prosessene for hvordan det kjøres, og de må ha åpenheten i kommunikasjonen og stegene de skal igjennom. Teamet vil potensielt måtte bruke ny/annerledes teknologi da alt er gjennomført digitalt.
- Teamet må jobbe digitalt – med andre ord kan ingen filer i lokal lagret. Dette gjør oss i stand til å bygge på hverandres arbeid mens noen sover.
- Prosjektene må ha en lokal sponsor – det betyr at noen i kundeorganisasjonen må sikre at alle prioriterer å delta på møter og utføre oppgaver. Dette krever for mye tid hvis alt overlates til en ekstern prosjektleder.
- Du må ha et godt introduksjonsmøte for å få tillit til teamet – dette har vist seg å være enklere etterhvert under pandemien.
- Teamet må sette klare avtaler fra starten:
- når kan vi møtes?
- når er vi on-/offline?
- hvilke forventninger er det til andre konkurrerende oppgaver på kontoret?
- når vil hva bli levert?
- hvordan vil vi kommunisere?
6. Oppfølgingsmøter med prosjektsponsoren må holdes regelmessig for å justere planer, hjelpe og støtte prosjektlederen.
7. Ikke undervurder kontekst – og husk at det er vanskeligere å få konteksten riktig for alle når vi alle er digitale. Beregn litt ekstra tid for å få det til – det lønner seg!
8. Vær fleksibel, generøs og åpen om utfordringene ved distribuert arbeid – som bygger tillit og hjelper med å fjerne den ekstra kompleksiteten i situasjonen
9. En viktig læring er at mye mer kan oppnås i denne digitale leveringsmodellen enn det vi først forventet – spesielt hvis vi fortsetter å være bevisste på å bruke alle tilgjengelige verktøy (som video, samredigering av dokumenter, gi/ta kontroll over applikasjoner)
Siden vi brenner for fremtidens arbeid, er noe av det vi fra denne typen prosjekter, at tradisjonelle forretningsgrenser og modeller må utfordres fremover - ettersom operasjoner bokstavelig talt kan gjøres 24/7 fra hvor som helst. Til dette trenger vi nye fleksible operasjonsmodeller som kan utnytte potensialet. Dette resulterer i mindre behov for reiser og til og med tilgang til ressurser du vanligvis ikke ville ha tilgang til. Vi ser frem til dette! #FutureOfWork