Et operasjonssenter, er et samlebegrep for et funksjonsområde i en organisasjon som har som mål å støtte operasjoner som skjer på eksterne steder. De er populære i energi-, gruve- og bygge bransjen, og er kjent under mange ulike navn, - Operasjonssenter, driftssentral, beredskap sentral, foringssentral, tilvekstsentral, logistikksenter for å nevne noen. Fokuset når man går i gang med slike senter initiativ er at det skal opprettes et landmiljø som skal kunne fungere som et støttesenter. De skal kunne gi veiledning, ha tilgang på spesialistkunnskap og tverrfunksjonell assistanse til andre deler av virksomheten. Ofte opprettes operasjonssentre på land for å støtte deler av virksomheten der plassen er begrenset på grunn av geografi eller der er ønske om å holde personalet unna utsatte områder.

Et kontrollsenter hos NASA er et eksempel på en OC. Det er stedet der alle systemspesialistene er samlokalisert med data- og kommunikasjonssystemene for å støtte aktiviteten som skjer i rommet. Mange andre bransjer har lignende sentre for å integrere samarbeid gjennom å eliminere kompetansesiloer og forbedre operasjonell effektivitet sammen med senterets tydelige uttalte mål.

Fokus 1: Et operasjonssenter er ikke et rom

Bedrifter fokuserer ofte på å bygge og utruste senteret "OC" med det aller nyeste og kuleste. Erfaringen viser at OCet da ofte blir det et utstillingsrom fullt av storskjermer, stilig arkitektur og de aller nyeste teknologiløsningene. Dette er ofte en distraksjon; selve rommet er sjelden så viktig og vi ser ofte at det ikke er nødvendig. Noen OC-er kan virtualiseres fullstendig, noe som eliminerer behovet for et rom i det hele tatt. Når fokuset er på å bygge et rom, kan du være sikker på at det bare blir nok en silo i virksomheten din; en gigantisk, skinnende, dyr silo!

Fokus 3: Lag enkle løsninger

OC-prosjekter har en tendens til å overskride sine grenser og risikerer å bli overblåst av kompleksitet og kostnader. Å sparke i gang et OC-initiativ betyr at noen høyt oppe i organisasjonen generelt er villig til å bruke penger på et noe tvetydig omfang fullt av håp og løfter.

Det er ganske forbløffende hvor mange initiativ og parallelle prosjekter plutselig dukker opp og prøver å koble sammen bitene i et OC. Noen av disse kan godt være høyaktuelle, men de fleste er det ikke. Du vil også bli overrasket over hvor mange nye teknologier IT-avdelingen har ønsket å slippe løs på arbeidsstyrken, dashbord, datavarehus og nye visualiseringsverktøy. Hvis de er sterke forbedringskandidater, bør de være separate prosjekter. AV-leverandøren din har en gigantisk bok med fantastiske nye samarbeidsteknologier de mener du bør designe inn i rommet for å hjelpe til med å forbedre ting; du har kanskje råd til å ta på deg en eller to av de mer overbevisende, men ikke kjøp deg inn i hypen.

OC vil introdusere nok endringer for de fleste ansatte å takle, og de vil bli svært motstandsdyktige mot nye måter å gjøre ting de allerede kan gjøre. Hovedfokuset for en OC-utrulling bør være å få folk til å utvikle nye måter å jobbe på, bryte ned siloene og være reaktive for behovene til de eksterne stedene. Fancy nye ideer og "fantastisk" teknologi distraherer fra dette, overbelaster folk og kan skape ytterligere informasjonsskiller. Alt dette er barrierer snarere enn forbedringer.

Fokuser på å utnytte verktøyene du allerede har bedre. Å utnytte de fulle egenskapene til din eksisterende teknologi blir ofte oversett. Dine nåværende applikasjoner vil ha utviklet seg og forbedret siden du begynte å bruke dem; programmer som MS Teams kan passe en OC veldig godt hvis de er riktig anvendt. På denne måten bringer du inn nye evner med liten ekstra kompleksitet ettersom teamene dine allerede vil være kjent med dem. Unngå å ta inn nye dashboards, portaler og slikt før de nye arbeidsmåtene til din OC har lagt seg. Disse verktøyene krever aktiv ledelse for å forbli relevant og har en tendens til å spre seg ut av kontroll hvis du ikke er forsiktig; snart trenger du et dashbord for dashbordene dine.

Å tilpasse arbeid innenfor en OC trenger sjelden ny teknologi; Det er imidlertid noen brukstilfeller der det ville være nødvendig. Disse pleier ikke å være fancy eller komplekse:

• Huller i instrumentering eller data; en OC er avhengig av en flyt av gode data. Eventuelle hull eller problemer vil vise seg å være problematiske og kreve løsning. Dette kan være manglende eller dårlig instrumentering eller rett og slett dårlig strukturerte data. Dette inkluderer menneskeskapte data – som handlingslogger og manuelle avlesninger. Unngå å "fikse" data som allerede er egnet til formålet; slike prosjekter kan ta år!
• Forbedre eksisterende samhandlingsverktøy: med god kvalitet på video og muligheten for å ha kameraer som alltid er på. Dette skaper en bedre virtuell samhandling. Unngå nye verktøy med en læringskurve: vurder å introdusere ting som Smartboards senere dersom du da mener det vil gi verdi.
• Vurder å introdusere teknologi for å støtte bruken av eksisterende verktøy hvis de ikke bidrar til ytterligere kompleksitet. Enify er en nyttig applikasjon på dette området, da den kan veilede brukere til å bruke de foretrukne applikasjonene og datasettene i sammenheng med arbeidet de utfører. Den kan også brukes til å få brukere til å bruke de mindre utforskede aspektene ved de eksisterende verktøyene.

En OC bør brukes til å introdusere innovative ideer og teknologier i selskapet, men gjør dem senere. Oppretthold bevisstheten om endringsmetning ved å lytte til tilbakemeldingene fra brukerfellesskapet ditt og gå videre når de er rimelig komfortable med den nåværende tilstanden. Alle er motstandsdyktige mot endringer, så litt ubehag er greit, men introduser endring forsiktig over tid i stedet for å påføre alt på en gang.

Ja, en OC trenger også aktiv løpende ledelse og teknisk forretningsstøtte. Dette er to nye roller du må opprette.

Fokus 5: Ingen svarte skjermer

Når en skjerm er av, ser den ut som et svart speil og tjener ingen hensikt. Hvis du betaler for skjermen og kraften til å kjøre den, må den tjene en hensikt for alle som kan være i nærheten, selv om de bare passerer.

Generelt har skjermer en aktiv bruk definert for å rettferdiggjøre kjøpet; for min datamaskin, informasjonsstøtte for møter, VC-skjermer og informasjonsskjermer for å opprettholde situasjonsbevissthet om maskinstatus eller produksjonshastighet. Når en skjerm ikke brukes aktivt, bør den brukes som en passiv informasjonskilde for å spre informasjon om situasjonsbevissthet over arbeidsstyrken. De kan brukes til å vise maskinstatusen til et bredere publikum, vise planer, handlingssporere, driftslogger, prioriteringer for dagen, værdata, IOC suksessinformasjon, generelle trender, nyheter og relevant sosial informasjon.

Delt situasjonsbevissthet er noe OC er bygget for å gi. Det er langt mer effektivt for folk å se et problem manifestere seg når de tar en kaffe i stedet for å finne ut når noen husker å fortelle dem. De trenger kanskje ikke å ta noen umiddelbare tiltak, men det er uvurderlig å være klar over potensielle problemer som kommer nedover linjen. Det bidrar også til å samle en følelse av fellesskap og felles ansvar, og hjelper til med å bryte ned siloer med arbeid. Ingen informasjon i en IOC skal være privilegert eller "gjemt" ettersom alle i OC er der for å samarbeide.

Dette inkluderer ikke bare de store skjermene rullet ut over hele miljøet, men alle personlige skjermer i sentrum. Er en fallende firmalogo av verdi? Nei, men noe av informasjonen du ser på daglig dukker opp som skjermsparer, bør være nyttig for kollegene dine når du går forbi og deg selv når du leser et papirdokument ved skrivebordet ditt.

Selv om en OC bør være et relativt åpent rom for bedriftsansatte å passere gjennom, bør du være klar over at det er et dynamisk arbeidsmiljø, og noe av informasjonen på skjermene kan være verdifull for konkurrenter. Et enkelt øyeblikksbilde av informasjon uten kontekst når en besøkende passerer gjennom senteret vil neppe være et problem, men skjermer bør ikke være kontinuerlig synlige av alle som ikke har signert bedriftens NDA og sikkerhets-/personvernpolicy. Oppretthold bevisstheten om konfidensiell informasjon og mulig informasjonsblødning, men unngå å bli paranoid om det.

En siste merknad på skjermer; ikke kjøp inn dyre blandede skjermer eller massive videovegger; de er bare ikke nødvendige i disse dager og er sjelden verdt pengene. 4K-skjermer på opptil 80" er billige, allestedsnærværende og kan ha bittesmå rammer, alle tingene du bare kunne få på "avgrenset maskinvare" for bare noen få år siden. Det er mange bedre ting å bruke pengene på enn unødvendig dyre skjermer.

Det betyr ikke at alle skjermer er like; avhengig av hva du bruker, kan det hende du må kjøpe profesjonelle skjermer for fargenøyaktighet eller for å kunne betjene 24/7. Du kan ha et ekte bruksområde for en gigantisk videovegg, eller du kan bare ønske å ha et anlegg som ser veldig glatt og avansert ut; Dette er alle gode grunner, men ikke la AV-leverandøren din få deg til å kjøpe noe mer enn du ønsker eller trenger.

Faktisk, mye av tiden kan du sannsynligvis slippe unna med skjermer av forbrukerkvalitet hvis senteret ditt bare er i drift 8-timers dager, da det er billigere å gå til Costco og kaste opp en ny skjerm når noe går i stykker enn å få noe mer robust .

Vi oppfordrer deg til å følge "Keep it simple"-mantraet for hva som sitter bak skjermene og driver dem også. En arbeidsstasjons-PC med Windows kan kjøre dusinvis av skjermer relativt enkelt uten behov for skalere, matrisevekslere og annen esoterisk og lite fleksibel videomaskinvare. Det er også enklere å administrere og fikse uten å måtte ty til AV-spesialister. Alle vet hvordan en PC fungerer, og du kan administrere skjermeiendommen ved å bruke enkel programvare i stedet for dyr maskinvare som vil gi deg enda en læringskurve å erobre. Vi har sett mange fasiliteter der de avanserte funksjonene til disse skjermene forblir ubrukte siden ingen ønsker å engasjere seg med et merkelig berøringspanel på veggen for å gjøre noe annet enn å slå det av og på. Igjen kan et verktøy som Enify hjelpe med å administrere skjerminnhold; spesielt nyttig hvis du raskt trenger å kaste opp dusinvis av kjente applikasjoner på flere skjermer med et enkelt museklikk.

Fokus 7: Bygg inn fleksibilitet

Som du har lært av alt du har lest ovenfor, er fleksibilitet i alle ting en prioritet. Alt vil utvikle seg over tid etter hvert som du får tak i OC-enes utviklingsevne og hvordan det best kan hjelpe med endrede forretningskrav. Arbeidet som gjøres i sentrum, hvordan det gjøres, og menneskene i sentrum vil endre seg. Omfavn kaoset!

Håndter tvetydigheten og unngå overdesign av anlegget ved å holde det enkelt og modulært.

Håndter tvetydigheten og unngå overdesign av anlegget ved å holde det enkelt og modulært. 3-5 people. Innenfor en OC hvor du blander disipliner, er dette også et ganske praktisk tall. Vedlikehold trenger noen som kan maskinene, noen som styrer reservedelene, og noen til å samle reservedeler og folk. Optimaliseringsaktiviteter kan kreve at 2-5 ingeniører utfører lignende oppgaver på tvers av ulike elementer i anlegget, og tar hensyn til hverandres begrensninger. Du kan sannsynligvis bygge små samarbeidsklynger av "nyttig funksjonalitet" på tvers av dine viktigere brukstilfeller. Hver klynge vil samarbeide som et team sammen med delt informasjon på store skjermer foran seg og VC med de eksterne fasilitetene de støtter, og gir dobbel bruk av skjermene.

Dette er heldig, siden store skjermer har en tendens til å være synlige for folk bare noen få meter unna. Innen du trekker sammen siktlinjer og visningsavstander, er den praktiske grensen 2-4 personer samlet rundt et par store skjermer.

Vår erfaring har vist at uansett hvordan du deler opp behovene dine, vil du alltid ha en tendens til å falle tilbake til en lignende ordning. Vi kaller disse pods eller moduler. Hvis du har behov for 5 eller 6 personer for å samarbeide periodisk aktivt, plasser de to modulene ved siden av hverandre.

Arbeid med en serie identiske 3-4 personers moduler fjerner kompleksitet fra løsningsdesignet når du lager frittstående moduler med sine egne skjermer og skrivebord og replikerer dem på tvers av tilgjengelig gulvplass. Det vil være en naturlig sammenheng mellom arbeid på hver modul som vil veilede hvilken modul som skal plasseres ved siden av hvilken. For eksempel sitter produksjon ved siden av optimalisering, ved siden av vedlikehold, ved siden av planlegging og ved siden av logistikk.

De trenger ikke å være fullt befolket på dag én, da dette gir ekstra fleksibilitet til å stokke folk rundt etter behov. Siden hver modul er uavhengig av de andre, vil innholdet på de gigantiske skjermene foran bli drevet av menneskene som sitter rundt den. Og de kan flytte det til en ny modul etter behov og ta innholdet med seg. Noe som Epsis Enify kan bidra til å effektivisere.

Det handler ganske bra om folk som jobber heltid i OC, men det er andre brukstilfeller av anlegget der du trenger å trekke grupper sammen på en mer forbigående måte. Å ha noen møterom for større grupper å samles med litt privatliv er fornuftig. Å ha et enkelt stort område midt i anlegget er ofte en praktisk vurdering for multi-site, multifunksjonelle møter som skal finne sted for storskala planlegging eller informasjonsdeling. Denne brukes ikke hele tiden, så hold den åpen for å redusere fotavtrykket, fremme bevisst informasjonsblødning til modulene rundt den, og la dens store skjermer brukes til passiv situasjonsforståelse av alle i sentrum.

Til slutt – sørg for at det er et hyggelig sted å jobbe; disse menneskene har allerede å gjøre med konstant støy og distraksjon, så de trenger steder å slappe av, slappe av og samle tankene sine. Du vil finne hull i planløsningen din hvor du kan plassere noen myke møblerte områder, forfriskningsfasiliteter, fokusrom og "vise frem" funksjoner.

Er det alt?

Ja, ganske mye! Du trenger ikke et "big-bang"-prosjekt som tar over halvparten av bygningen din. Det fleksible kravet betyr at du kan nærme deg å bygge OC-er gradvis, inkrementelt og kostnadseffektivt. Hovedkravene er noen få skjermer, de rette menneskene og vilje til å endre måtene å jobbe på.

De to feilene vi ser at selskaper gjør oftest når de designer en OC er:

1. Bygge det som et teknisk utstillingsvindu og ikke tenke nok på arbeidet som foregår innenfor det. Vi kaller dette "Bygg det, og de vil komme!" nærme seg. De kommer ikke! Folk som jobber i disse fasilitetene drar ikke full nytte av den kule teknologien og fortsetter ganske godt å jobbe på samme måte som de gjorde før. Dette fokuset på det fysiske anlegget og ikke samarbeidet er å sette vogna foran hesten. Du prøver å skape "Ett lag", ikke "Ett rom", og alt som ikke direkte bidrar til dette målet er av liten verdi.
2. Fasilitetene er designet for "et formål." Innen den er bygget og okkupert, har formålet utviklet seg, og behovene har endret seg. Anlegget fungerer på en måte etter hensikten, men leverer aldri virkelig løftet om å forbedre selskapet på noen vesentlig måte, da de mangler fleksibiliteten til å tilpasse seg.

Realiteten er at du designer for tvetydighet, evolusjon og for fremvoksende samarbeid. Omfavn dette og sett deg inn i disse som krav, og distribuer OC-en din med enkel praktisk funksjonalitet og kontinuerlig fleksibilitet for å kontinuerlig forsterke et delt verdensbilde av virksomheten din.

Vi håper denne høyhastighetsreisen gjennom noen av designprinsippene våre var nyttig og gir mening. Hvis du har flere spørsmål eller ønsker å dykke ned i detaljene i noe av dette innholdet, ta kontakt.

Focusing on how people work doesn’t necessarily mean you will need more people in your center. If your goal is to have the same number of people, you need a tool to help you operate and structure the way they work in the center. Experience shows that these teams can benefit from using productivity tools like Enify, helping them build their ways of working across multiple systems, roles, and tasks.

Enify - can manage the content displayed on Integrate Operation Centers (IOC) screen real estate more efficiently and allows the creation of pre-defined ‘boards’ for rapid response and support of standardized, repeatable surveillance and incident response scenarios in your IOC. Enify works seamlessly across all screen sizes and for any number of screens. You can define common scenarios and push those out to all IOCs from a central location, so you can take part in operations center activities from anywhere. Bottom line, Enify improves workforce efficiency and team performance.