Da pandemien rammet oss, måtte vi endre måten vi gjennomførte prosjekter på. Siden vi i årevis har vært forkjemperne for digitalisering, fulgte vi på mange måter vårt eget råd: Vi digitaliserte virksomheten – endret arbeidsmåten vår, og viktigst av alt, teknologien vår og måten den ble brukt og levert på. Og vi møtte kunder som var modige nok til å si: “Vi vil at dere skal levere dette prosjektet 100% på fjernbasis.” Så satte vi sammen team med deltakere fra Norge, USA, Storbritannia og Australia.
Det er i slike prosjekter selvsagt mye lærdom å hente – og vi er fremdeles på læringskurven! Men her er noen sentrale erfaringer å dele fra vår erfaring så langt:
- Først og fremst – du må ha et modig team! Et team som forstår premissene for prosjektene – målene, prosessene for hvordan det drives, og åpenheten i kommunikasjonen og stegene. Teamet vil potensielt måtte bruke ny/annen teknologi siden alt er eksternt.
- Teamet må jobbe utelukkende digitalt – ingen filer i lokal lagring. Dette gjør det mulig for oss å bygge videre på hverandres arbeid mens noen sover.
- Prosjektene må ha en lokal sponsor – det vil si at noen i klientorganisasjonen må sørge for at alle prioriterer å delta på møter og utføre oppgaver. Dette krever for mye tid dersom det overlates utelukkende til en ekstern prosjektleder.
- Du må ha et godt bli-kjent-møte for å vinne tillit hos teamet – dette har vist seg å være enklere jo dypere inn i pandemien vi har kommet.
- Teamet må sette tydelige grenser fra starten:
- når kan vi møtes?
- når er vi on-/offline?
- hvilke forventninger er det til andre konkurrerende oppgaver på kontoret?
- når vil hva bli levert?
- hvordan vil vi kommunisere?
Oppfølgingsmøter med prosjekteieren må holdes regelmessig for å justere, hjelpe og støtte prosjektlederen.
7. Ikke undervurder kontekst – og innse at det er vanskeligere å få konteksten riktig for alle når vi er heldigitale. Sett av litt ekstra tid til å få det til – det lønner seg!
8. Vær fleksibel, generøs og åpen om utfordringene ved hjemmekontor – det skaper tillit og bidrar til å fjerne den ekstra kompleksiteten i situasjonen
9. En sentral læring er at det kan utrettes mye mer i denne digitale leveransemodellen enn det vi først antok – spesielt hvis vi fortsetter å være bevisste på å utnytte alle tilgjengelige verktøy (som video, felles redigering av dokumenter, overta/gi kontroll over applikasjoner)
Siden vi brenner for fremtidens arbeidsliv, er vår konklusjon fra denne typen prosjekter at tradisjonelle forretningsgrenser må utfordres fremover – ettersom driften bokstavelig talt kan skje døgnet rundt, uansett hvor man befinner seg. For dette trenger vi nye, fleksible driftsmodeller som kan utnytte potensialet. Dette fører til mindre behov for reising og til og med tilgang til ressurser man normalt ikke ville ha tilgang til. Vi ser fremover. #FutureOfWork
